✨ Профессиональные компетенции Project manager

В статье разбираем компетенции Project-manager и как проверить их на собеседовании. Для удобства вы можете воспользоваться системой навигации по странице: нажимайте на нужную компетенцию, читайте и возвращайтесь наверх. А можно читать подряд:)

Роль Project-manager в digital-команде

Специалист — добивается результата.
Проджект — добивается результата.
— Чужими руками.
Проджект-менеджер управляет командой проектных специалистов.

Он может быть и хорошим специалистом, но если он вступил на менеджерский карьерный трек рано или поздно его технические скиллы будут проседать и это нормально. В целом бекграунд как профильного специалиста для проджекта — это большой плюс, это значит что с командой он будет говорить на одном языке.

Важно понимать что Проджект-менеджер и Тим-лид — это разные позиции. Главная ответственность менеджера проекта — грамотно спланировать проект и организовать работу проектной команды наилучшим образом. А руководитель отдела/группы (или Тим-лид) распределяет свободный ресурс на проекты, отвечает за повседневные обязанности, общий загруз команды, техническое обеспечение группы и доступность всех ресурсов, необходимых для проекта, а также за рост сотрудников в своей группе.

Проджект менеджер управляет скоупом бизнес-процессов, которые хорошо известны каждому члену команды (создание сайта, запуск РК, автоматизация процессов и пр.). По сути он складывает компетенции всех членов команды в определенной последовательности (каскадирует) и получает закономерно-ожидаемый результат. Проджект работает по каскадной модели управления.
Если же есть скоуп задач, имеющих бóльшую новизну для участников команды, а весь путь и конец невозможно сразу увидеть, потому что всплывают новые неизвестные переменные в процессе движения (разработка коммерческого сервиса, запуск продукта и пр.) используется гибкая модель управления — за это отвечает Product manager.

Hard skills Проджект-менеджера. Вопросы для проверки компетенций на собеседовании для Project-manager.

Hard skills («хардскилз», «твердые навыки») — технические навыки, и знания в предметной области, связанные с выполняемой деятельностью: управление командой и процессами, планирование, коммуникации, технические навыки, аналитика, универсальные бизнес-навыки (финансовое планирование, бюджетирование, работа с договорами и пр.). Это его функции и то ЧТО проджект фактически будет делать на работе.

Так как данные навыки устойчивы, хорошо обозримы и измеряемы, легко подвергаются декомпозиции на ряд простых и конечных операций, они входят в перечень требований в вакансии и прописываются в должностных инструкциях.

Навыки из категории Хард скиллз просты для наблюдения в повседневной жизни. Например: повар, не задумываясь, расскажет последовательность действий по приготовлению оливье. Его инструкции будут схематичны, конкретны и последовательны.


При наличии практических занятий, человек способен довести приобретенное умение до автоматизма и в дальнейшем применять его в повседневной практике, следуя четко установленной последовательности действий или «по шаблону».

Например, чтобы узнать умеет ли кандидат управлять командой — спросите про его его технологию (последовательность действий) в менеджменте.

Начинайте с более широкого вопроса и заужайте в те месте, которые являются слепыми зонами для кандидата.


Пример каскада вопросов про менеджмент:
— Расскажи о то как управляешь командой на проекте, из чего состоит твой день?
— А какие методы управления и контроля используешь?
— По какой структуре проводишь ежедневные статусы с командой?

Если вы уже поняли что хотите себе в команду этого человека и вам необходимо его нанять в ближайшее время — то нет смысла читать эту статью, оставьте заявку, мы вам перезвоним и расскажем об условиях найма.

«Планирование»

Это и разработка стратегии, и оценка рисков, и расстановка приоритетов, и тайм-менеджмент. Менеджер проектов должен не только уметь расписать задачи на день, но и держать в голове картину целиком. Так он сможет быстро переиграть планы и не дать внезапным обстоятельствам застать себя врасплох.

Диаграмма Ганта — визуальное представление графика работ, построенное согласно плану проекта. Она позволяет Проджект менеджеру оценить все ресурсы и взаимосвязи задач, запланировать работу так, чтобы не пришлось глобально пересматривать подход, менять команду или инструменты. Диаграмма Ганта наглядно и «сверху» показывает участникам процесса все этапы работы.

Helicopter view всего проекта включает:
  • задачи, включённые в проект;
  • их продолжительность;
  • даты начала и окончания проекта;
  • время, которое занимает каждая задача;
  • исполнителей, работающих над задачами;
  • способы объединения задач.

Проджект должен уметь использовать этот подход в работе, и мы можем спросить у него про планирование ресурсов для проекта и какими инструментами пользуется для планирования.
Уровень easy — знает о диаграме Ганта;
Уровень medium — использует в работе по необходимости;
Уровень hard — знает несколько сервисов и может научить ими пользоваться других людей.

Можно сразу спросить в каких сервисах строил диаграмму (ответ может быть любой: например, Miro, MS Project, Microsoft Excel, GanttPRO, Jira, Битрикс 24, Wrike, Planfix и т.д.), сразу в нескольких или в одной. Если кандидат работал в какой-то конкретной программе весь свой трек и не использовал никогда другие — то лучше у него уточнить а какие вообще знает и почему не пробовал, это сигнал чтобы проверить что у него с обучаемостью и страхом перед новым.
«Управление командой»
Найм Проджекта связан с людьми, кто будет работать в проектной команде и тут есть 2 варианта:
  • Команда новая и не работала никогда вместе, только пришли в компанию и не знают ее процессов (или их взяли «под проект»).
  • Команда сработана и давно в компании, но их все устраивает. Но их назначают в проект. И новенький будет здесь только Project.

Отсюда вытекают разные вопросы для менеджера. Для первого случая:
— Насколько можешь быстро собрать процессы и обучить ими команду? И копать дальше:
— Где был такой опыт? Расскажи подробнее, по каким принципам собирал команду?
— На что смотришь при отборе в команду?
— Есть ли наработанные подрядчики/исполнители?
— Как понимаешь что перед тобой сидит сильный специалист?

А для второго варианта:
— Насколько быстро можешь влиться в текущие процессы?
— Что привнесешь нового и как сможешь заразить внедрением нового старую команду?
— Как управляешь командой сильных и скилловых разрабов/дизов/маркетологов?
— Как выстраиваешь с ними коммуникацию?
— Какие фишки в твоем персональном стиле менеджмента есть? Что наработал за свой опыт?

«Управление процессами»

Проджект-менеджер не просто распределяет задачи и пожинает плоды — он знает, как это делать эффективно и прозрачно для всех участников. А в идеале ещё и умеет применять актуальные методики и инструменты: например, визуализировать процесс работы на Kanban-доске.
Первый уровень — знает о Kanban-инструментах;
Второй уровень — постоянно использует в работе;
Третий уровень — знает, использует, может научить другого использованию и можем замотивировать проектную команду к использованию канбан-доске.
Управление рисками — умение предугадать возможные сценарии развития событий и заранее «подстелить соломку», также относим к управлению процессами.

Здесь можно спросить про конкретные инструменты управления процессами/проектами, которые использует в работе. Начинаем с более широкого вопроса и копаем в глубину:

— Вот ты сказал, что Kanban-доска это крутой инструмент и для тебя и для команды и для клиента, а что делаешь, если команда не хочет использовать этот инструмент, хотя и присоединилась к доске?
/если кандидат говорит — что будет внедрять kpi на передвинутые карточки — минуc, я и такие ответы встречал));
если говорит — что будет двигать сам — норм, проходной вараиант, это требуемый уровень компетенции — значит понимает важность инструмента, но уровень влияния на команду не такой большой;
если говорит — что будет методично и системно доносить важность этого инструмента, используя индивидуальный подход — cool, перед вами сильный чувак (по этой компетенции, конечно)/.

Также можно узнать про приоритизацию задач, какие инструменты знает, знает ли про матрицу приоритизации (RICE/ICE Scoring). И как использует в своей работе (через пример на реальном проекте).

Подробнее про матрицу приоритизации — написали в статье про то как нанять Project-manager.
«Коммуникации»
Добиться от заказчика внятных пожеланий, замотивировать команду, разрешить споры, аргументировать бюджет и сроки, грамотно подать проект — для этого недостаточно природной коммуникабельности как Софт-скилл. Понадобится ещё умение вести переговоры и балансировать между противоположными интересами (клиент хочет быстрее получить результат, а специалисты сидят на окладе и не торопятся).

На что важно смотреть, чтобы оценить уровень коммуникации Проджект-менеджера:
Понимание принципов ресурсного менеджмента: какие ресурсы (человеческие, финансовые, временные и пр.) необходимы для того, чтобы реализовать проект, и умение их получить.

Я бы отнес «Коммуникации» к Хардам. А например, «Коммуникабельность» как софт скилл — для Проджекта я бы декомпозировал на составляющие и оценивал при необходимости. Если говорить про «Коммуникации» как Хард скилл — то это больше про фиксирование договоренностей, контроль коммитов и их исполнение.
Пример каскада вопросов:
— Как фиксируешь договоренности с подрядчиком/исполнителем/клиентом?
— Пишешь ли фоллоу апы? Всегда? или по необходимости?
— Как мотивируешь исполнителя фиксировать договоренности?
/Тут принцип оценивания как с Kanban-доской — читай выше в статье/.

Понимание реальных потребностей заказчика/клиента. Например, какие вопросы можно задать на собеседовании:
— На каком этапе обсуждения проекта ты подключаешься к коммуникации с клиентом?
— Делаешь ли дополнительный брифинг для уточнения задач и целей по проекту?
— Участвуешь ли на этапе Pre-sale и какая твоя роль на этом этапе?
— Участвуешь ли на этапе промежуточных отчетов? Как готовишься к таким встречам?
Можно задать провокационный вопрос — Если клиент не прав и ты явно это видишь, какие твои действия?
И еще один — Было ли такое, что тебя клиент/подрядчик критиковал? Почему это произошло? Как реагировал? Чем все закончилось?

«Технические навыки»

Так как работа PM часто связана с digital-проектами, то лучше базово разбираться в вашей предметной области: языках программирования, знать основы вёрстки и UX/UI-дизайна, автоматизации. Не всегда нужно иметь опыт работы в конкретной области. Например, Проджект-менеджер мог на ранних этапах карьеры работать интернет-маркетологом широкого профиля, а потом стать PMом в SMM-агентстве.

В рекламе будут нужны основы маркетинга, а в разработке — понимание специфики IT. Проджект-менеджер не обязан быть крутым специалистом, но, чтобы общаться на одном языке с членами команды, стоит освоить хотя бы необходимый минимум.

Уровень технических навыков поможет определить тестовое задание или ваш технический специалист/технический менеджер, суть вопросов заключается в понимании технологического процесса. Например, для Проджекта в маркетинговом агенстве тонкости настройки конкретного рекламного инструмента не важны, но знание ключевых маркетинговых метрик и откуда они берутся — важно.
«Аналитика»
Продолжая пример с маркетинговым агенством — при наличии аналитических скиллов Кандидат может самостоятельно собрать аналитику (выгрузить из разных кабинетов поможет аналитик, но в одну таблицу свести — по шаблону может и джун, а самостоятельно построить воронку — middle).

Также аналитический скилл пригодится как на начальных этапах при анализе рынка, конкурентов и пользовательских запросов, так и позже — когда придёт время подводить итоги и оценивать результаты проекта. В digital нет ни одной позиции, когда для Проджекта не нужны базовые аналитические способности. Где-то меньше, где-то больше.

Различными сценариями проявления Аналитических способностей могут быть: способность исследовать, проверять факты и собирать точные данные; или критическое мышление, организация и визуализация данных.

Сбор и обработка информации — это то что делает Проджект ежедневно, в зависимости от отраслевой специализации Проджект-менеджер может применять различные методы:
  • Исследования
  • Прогнозирования
  • Решения проблем
  • Интеллектуального анализа данных
  • Интерпретации данных и показателей
  • Отчетности
  • Информационных материалов
  • Диагностики
  • Устранении неполадок
  • Мозгового штурма

Для проверки аналитических способностей лучше выделить отдельный блок в структуре собеседований и перенести этот блок в тестовое задание.

Статья о тестовых заданиях для Проджекта — будет тут.

«Универсальные навыки»

В процессе работы придётся столкнуться с распределением бюджета, финансовым учётом, составлением договоров или визуализацией данных. Хотя менеджер не бухгалтер и не юрист, в малобюджетных проектах эти роли, скорее всего, лягут именно на него.

Тут надо смотреть также на «технологическое» понимание процесса и знание процедур, а также понимание к кому обращаться и перенаправлять процессы. Если возник вопрос по договору, то нужно идти к юристу и это не должно вызывать вопросов.

Универсальные навыки не требуют отдельной проверки или особенных вопросов просто спрашивайте по процедурам, которые вы хотите передать в функциональное ведение Проджекту.

Soft skills Проджект-менеджера

Развитые Soft skills («софтскилз», «гибкие навыки») позволяют быть успешным Проджектом независимо от специфики деятельности и направления, в котором работает человек. Умение убеждать, находить подход к людям, лидировать, выстраивать межличностное общение, вести переговорный процесс, работать в команде, личностно развиться, управлять временем, быть эрудированным, креативность и т.п. — проявляются как в работе, так и в жизни. Это то КАК Проджект-менеджер будет выполнять свои функции.

Для Проджекта я выделяю ключевые навыки, которые можно проверить на собеседовании:
  • Умение делегировать
  • Уравновешенность
  • Открытость / Честность
  • Настойчивость
  • Инициативность

«Умение делегировать»

Менеджер может выполнить многие задачи самостоятельно, но если брать всё на себя, то проект будет продвигаться в несколько раз медленнее. Важно уметь перепоручать задачи команде, оставляя себе только самое необходимое.

Примеры вопросов:
— Кто берет на себя твою работу, когда ты находишсья в отпуске? Всегда ли всё проходит гладко?
— Когда возникают проблемы в твое отсутсвие — что делает человек, замещающий твои функции?
— Какие аспекты работы ты бы не делегировал какому-либо коллеге или сотруднику? Не мог бы привести пример работы, которую лучше не делегировать?
— Какие проблемы появились, когда ты делегировал работу (попросить привести свежий кейс)? Что было самым большим просчётом? Как вышел из него? Что вынес?
— Был ли ты когда-нибудь не в состоянии выполнить свою работу? Кто взял её на себя и как все прошло? Как ты решаешь подобные проблемы?

«Уравновешенность»


Всё уже горит, а заказчик в десятый раз не слышит рациональных доводов. Звонит начальник и просит провести переговоры вместо заболевшего сотрудника. Другой проект подходит к концу и нужно сделать отчет, а аналитики не прислали данные. Тут же на другом проекте завис клиентский сайт и нужно срочно решить эту проблему, потому что откручивается бюджет.
Кажется, я описал типичный день Проджекта. Уметь лавировать между лавиной задач — важный навык Проджект-менеджера.
— Приходилось ли одновременно решать несколько задач? /Тут можно привести любой пример из авральных задач или все вместе и спросить о том что и в какой последовательности будет делать кандидат/ — Пятница вечер, звонит начальник и просит провести переговоры вместо заболевшего сотрудника. Другой проект подходит к концу и нужно сделать отчет, а аналитики не прислали данные. Ты решаешь проблему с зависшим сайтом у другого клиента, потому что там откручивается миллион в день. Что будешь делать? Пошагово? А почему эту задачу? А что с другой? /Здесь важно смотреть на скорость реакции и то как именно реагирует кандидат/.
— Расскажи подробнее о ситуациях, когда приходилось работать сверхурочно. Почему такие ситуации возникли?
— Как ты относишься к переработкам в целом?
/Тут лучше сразу, после ответа кандидата, прокомментировать ситуацию с переработками в вашей компании и честно рассказать есть ли переработки и как части, и оплачиваете ли овертаймы/.

Короткая история из практики.
Чтобы узнать на сколько человек подвержен стрессу иногда я подстраиваюсь к кандидату в ходе интервью и начинаю сетовать, что, мол, «Сейчас действительно трудно найти хорошую работу. То босс не подходит, то рынок предлагает странные варианты». Начинаю жаловаться на жизнь и внимательно наблюдаю за кандидатом: Человек с высоким уровнем стрессоустойчивости поддержит разговор, но развивать тему не станет. Кандидат, склонный к стрессу, с удовольствием подхватит разговор и начнет жаловаться мне. Если такое происходит — то нужно понять на сколько это регулярное качество. Вот например, мы общались с SMM-project manager до февраля 2022 года, потом зафризили найм, по понятным причинам, и в конце марта вернулись к позиции, подхватили коммуникацию, которую остановили ранее. Вначале кандидат нам показалась супер-уравновешенной, но в марте — мы увидели человека, который минут 20 жаловался на ситуацию в мире и в РФ, не видел перспектив и “сидел на чемоданах”, перед этим я посетовал на ситуацию с рынком труда и начал наблюдать…
Кандидата не взяли. Но взяли другого, который сказал, что “да, проблемы есть, но я хочу найти компанию, которой они нипочем и вместе двинуться в светлое будущее, которое построим вместе”.

«Открытость / Честность»

Честность и Открытость — это про одно и то же. Моим клиентам и мне — важно работать с честными людьми, которые открыто могут признать свою ошибку, сделать вывод и двинуться дальше. А если человек что-то утаивает, что может помешать рабочему процессы — как показывает практика, рано или поздно это всплывет. Ведь если человек нечестен в мелочах и в несущественных на первый взгляд деталях, то велика вероятность, что в сложных ситуациях это качество проявится в большем масштабе. Способность вовремя признать свою ошибку или обсудить свои наработки с командой принесёт больше пользы всем, включая проджект-менеджера.

Чтобы проверить честность — рекомендую собирать рекомендации на кандидата. О том как это делать — читайте в статье.

Навык Открытость проверяется через другие аспекты Открытости, например, открытость новому. Проверить можно через вопросы о том как человек воспринимает новые фреймворки, подходы и информацию в своей сфере. Если человек отвечает, что он недавно про что-то читал, можно с ним поддержать разговор на эту тему. И быстро становится понятно, что ему интересно, к чему и как он относится, насколько он консервативен и “жёсток” в своих убеждениях или готов “подстраиваться”.

Открытость это про Честность.

«Настойчивость»

Проджект-менеджер не должен боятся требовать и стоять на своём при согласовании правок или их внесении, если так будет лучше для проекта.
Хороший Проджект:
  • не сдается, когда возникают трудности;
  • прикладывает усердие для достижения цели;
  • оценивает, когда нужно продолжить, а когда отказаться от недостижимой цели.

— Вот ты крутой менеджер, через какие трудности тебе приходилось пройти, чтобы стать таким закаленным?
— Расскажи о самом сильном разочаровании, с которым ты когда-либо сталкивался в работе? Как ты поступил? Что именно было трудным? Как тебе удалось решить проблему?
— У тебя была когда-нибудь отличная идея, которую никто так и не понял? Что ты сделал для того, чтобы так или иначе ее осуществить?
— Мог бы ты привести пример ситуации, о которой жалеешь, что не проявил достаточную настойчивость? Чтобы сделал сейчас по-другому? А именно?

«Инициативность»

Проджект-менеджера не надо подталкивать и упрашивать, он работает без напоминаний. Он первый готов выдвинуть новые идеи, организовать встречу и предложить решения.

— Что тебе не нравилось на предыдущей работе? Что бы хотел там изменить? Что делал для осуществления этих изменений? Были ли они проведены?
— Какие решения были воплощены в жизнь твоим руководством? Что для этого предпринял? Какие результаты последовали от принятия твоих решений?
— Вот ты уже познакомился с нами достаточно, на твоем уровне знаний, что ты можешь предложить изменить в работе нашей компании? Какие действенные решения из личной практики ты можешь применить на новом рабочем месте? Почему именно их?
— Игнорировало ли руководство когда-либо твои решения? Что ты делал после этого?

Оценивая ответы кандидата на вопросы в интервью, касающиеся инициативности, необходимо в первую очередь обращать внимание на то, как много решений предлагал, как подробно он их описывал, и какие конкретные действия предпринимал для их внедрения. Формулировки также должны быть достаточно четкими, а не расплывчатыми и демонстрировать личную причастность соискателя к достижению определенных результатов и заинтересованность в них.
Дополнительные вопросы для собеседования Проджекта
— Какие методологии управления проектами знаешь? А какие использовал?
— Расскажите о любом pet-проекте, который у тебя был (от запуска рекламной кампании для себя до планирования отпуска).
— От чего зависят сроки проекта? Что делать, если по каким-то причинам команде нужно больше времени на работу, а ты уже пообещал заказчику запуск к определенной дате?
— Как оценить задачи на проекте и для чего это надо делать?
— Что делать, если два сотрудника в твоей команде спорят о каком-то из этапов проекта — и ты понимаете, что этот спор может повлиять на сроки?
— По каким критериям можно оценить работу проектного менеджера?
УСЛУГИ
Рекрутинг marketing & digital
Экспресс-наём
Рекрутинг в edtech & private schools
DIGITAL CAREER ADVICE
Инструменты для найма
Видео-практикум «Как собрать команду мечты»
Контакты
d@dygin.pro
+7 499 490 7223
Написать в Telegram
Написать в WhatsApp
чек-лист для написания вакансии:
© 2014-2022
ИНН: 773377786130
ОГРНИП: 319774600243844