Про найм бизнес-ассистента

На рынке считается, что позиция бизнес-ассистент имеет стандартные задачи. Поиск информации в интернете, работа с оргтехникой, выполнение личных поручений. Что тут еще добавить: все очень просто и предельно понятно.

Но если посмотреть на эту позицию со стороны, что каждый клен команды — это актив, и чем лучше ты используешь сильные стороны актива, тем выше получаешь результаты, то становится видно, что нужно нанимать перспективного, с широким кругозором и на растущую позицию.

Вы заметили, что «поиск информации в интернете, работа с оргтехникой, выполнение личных поручений» — это один портрет кандидата, а «перспективный, с широким кругозором и на ориентированный на рост» — это другой портрет.

И все эти люди могут быть наняты за одни и те же деньги, но уровень ответсвенности, пул задач, высвобождение вашего времени кардинально меняется, если изначально поставить правильное техническое задание.

В этой статье будет подробно описано как найти идеального ассистента, который сможет:

а) замещать ваши компетенции и функции (читай дублировать вас)

б) компенсировать ваши компетенции и функции (читай поддерживать вас).

Первое

Нужно разобраться со своим календарем и делами. Если у вас там полный порядок, то вам будет легче с этим блоком задач. Если у вас только ведомый вам хаос, то придется погрузиться, потом проще будет делегировать задачи по планированию своему ассистенту.

Итак, погружаемся в список дел. Выпишите все свои дела, которые совершает за одну фактическую неделю. Отфильтруйте их по категориям: нравится — не нравится делать.

Отфильтруйте из задач, которые не нравится делать буферные задачи.


3 абзаца про тайм-менеджмент. В бизнесе задачи бывают 3-х категорий:

Focus

Это те задачи, которые вы не можете делегировать никому: стратегия, технологии, активы, безопасность и пр..

Buffer

Это те задачи, которые вы должны делегировать: маркетинг, it, hr, аналитика, продажи, оказание услуг, операционка и пр.

Cleaning

Зачистка хвостов, то, после чего вы понимаете, что задача полностью завершена. Скорее это ваша задача — знать какие задачи вы завершили, понимать, что цикл закончился. Это вы должны ставить кубок на полку, грамоту вешать на стенку, решить какой материал в мусор, а какой в архив.

Задание:

А) составьте списка всех дел, которые вы совершаете еженедельно.

B) отфильтруйте дела, которые вам а) нравится делать, b) которые не нравится делать.

С) Из списка, что вам не нравится делать отфильтруйте буферные задачи. Вставьте свои буферные задачи в табличку (оставьте e-mail и она придет вам на почту) и

D) Посчитайте кол-во ваших часов, задействованных в выполнении буферных задач.



Второе

Подумайте, какие буферные задачи можно делегировать ассистенту, а какие перекинуть на новую штатную единицу. Если у вас в табличке набирается более 20 часов в неделю на выполнение задач одинаковой категории, то пора нанимать на пол-ставки специалиста, который выполняет эти задачи лучше вас.

1. Personal — коммунальные платежи, контроль клининга, обслуживание авто, билеты, отдых, рестораны, вовремя поесть, вода и пр. (задачи личного помощника)
2. Time-Managment — ведение календаря, встреч, совещаний, напоминания всем участникам встречи, приоритизация задач, протоколирование встреч, собраний, подготовка к собраниям (задачи бизнес-ассистента)
3. HR — формирование профиля вакансии, размещение вакансий, прозвон откликов, организация собеседований, контроль выхода нового сотрудника, информационная поддержка (наймите HR)
4. Продажи — прием входящих звонков, поиск информации о клиенте (составить список интересов и увлечений, анализ соцсетей босса клиента перед встречей), поиск информации для КП, отправка КП, организация встреч с клиентом, протоколирование встреч, контроль оплаты (пора нанимать сейлза)
5. Маркетинг — написание постов, организация съемок, поиск подрядчиков, контроль выполнения работ (ищите профильного специалиста)
6. Проектная работа — контроль выполнения работ, kpi, поручений, поиск подрядчиков (руководитель проекта)
7. Операционка — разбор текущих задач, корзины, входящих задач, формирование плана, расписания, выполнение задач (сохраняем за бизнес-ассистентом)
8. Финансы — работа с первичкой, составление отчетов, контроль трат и оплат, выставление счетов (бухгалтер, привет)

Если же не набирается 20 часов по одной категории, а задачи в этой категории не требует узких знаний — то их смело можно поручить Ассистенту.
Также Ассистент может быть с уклоном в какую-то специализацию. Например, бизнес-ассистент с навыками в SMM. Или со знанием бухгалтерии.


Третье

Написать вакансию: для того, чтобы составить вакансию обратитесь к шаблону, прикрепленному к письму. После того как напишите и отредактируете вакансию разместите ее на самом популярном джоб-сайте. В Мск и СПб для поиска ассистентов это hh.


Четвёртое

Отсейте неподходящих кандидатов и составьте short-лист с теми, с кем хотите пообщаться по телефону. Продумайте стратегию общения, индивидуализируйте заранее вопросы, чтобы они были обращены к конкретному кандидату, подготовьте их для телефонного интервью заранее.



Пятое

Пообщаться по телефону с понравившимся кандидатами и ответить на все их вопросы, чтобы каждый кандидат точно понимал в какую кампани и к какому боссу он идет работать.



Шестое

Пробеседовать кандидатов, которые более всего понравились вам. Чек лист с вопросами для собеседования бизнес-ассистента вы найдете в письме.

О том как построить стратегию собеседования будет написано в отдельной статье.



Седьмое

Пригласите 2-х или 3-х финалистов выполнить тестовое задание, это должна быть реальная бизнес задача из того списка, что у вас уже есть. Оплатите эту задачу из расчёта ожидаемая заработная плата на кол-во часов на выполнение этой задачи (рекомендую не ставить задачу, на выполнение которой может уйти больше 6 часов).

Для тестового задания важно, чтобы кандидат сам назвал сроки выполнения, так вы посмотрите на его ответственность. Оплатите тестовое задание всем кандидатам, что его выполнили в срок.

Обратите внимание, с кем более всего было комфортно взаимодействовать на передаче и приеме задачи.



Восьмое

Примите решение и выведете на работу ассистента.



Девятое

Делегируйте ему свои задачи.

Расширяйте круг обязанностей, давайте больше ответсвенности, ставьте задачи команде и подрядчикам через помощника. Давайте необходимые знания, помогайте, спрашивайте справедливо. Удовлетворяйте финансовые потребности, наймите в штат, оплачивайте отпуска.

Это взаимный обмен. И чем больше вы вкладываете своих ресурсов в этот обмен, тем быстрее ассистент будет расти и может стать как операционным директором, так и вашим партнером.

Резюме: краткий путь как найти бизнес-ассистента

1. Составить список дел: что нравится, что не нравится делать.
2. Выписать задачи, которые вам не нравится делать, но вы их делаете еженедельно, которые относятся к категории buffer, в Табличку, прикрепленную к письму
3. Табличка выдаст время, которые вы тратите на выполнение этих задач
4. Если задач получилось гораздо более чем на 40 часов, то это повод задуматься об усилении команды не только Ассистеном
5. Список задач, которые не нравится делать нужно объединить по категориям, например, задачи: писать посты, делать фотографии для постов, выкладывать посты можно объединить как "создание контента для соцсетей"
6. Если по одной категории, например, SMM, у вас получилось более 20 часов, то я рекомендую нанимать отдельного специалиста на эти задачи (на part-time), если более 40 часов, то на full-time
7. Рекомендую на ассистента делегировать задачи из 3-5 близких функциональных областей
8. Напишите вакансию (Шаблон вакансии можно скачать из письма)
9. Разместите вакансию на самом популярном джоб сайте в вашем регионе (в Мск и Спб по поиску Ассистенов — hh фаворит)
10. Прозвоните наиболее интересные отклики и пригласите на собеседование
11. Выберите наиболее подходящего Кандидата (исчерпывающий Список вопросов для собеседования бизнес-ассистента вы найдете в письме)
12. Делегируйте ему все буферные задачи