Подбор Бизнес-ассистента для вашего бизнеса это:
Три абзаца про тайм-менеджмент. В бизнесе есть задачи из трех категорий:
Focus
Это те задачи, которые вы не можете делегировать никому: стратегия, технологии, активы, безопасность и пр.
Buffer
Это те задачи, которые вы должны делегировать: маркетинг, it, hr, аналитика, продажи, оказание услуг, операционка и пр.
Cleaning
Зачистка хвостов, то, после чего вы понимаете, что задача полностью завершена. Скорее это ваша задача — знать какие задачи вы завершили, понимать, что цикл закончился. Это вы должны ставить кубок на полку, грамоту вешать на стенку, решить какой материал в мусор, а какой в архив.
Задание для самых целеустремленных:
А) Составьте списка всех дел, которые вы совершаете еженедельно.
B) Отфильтруйте дела, которые вам а) нравится делать, b) которые не нравится делать.
С) Из списка, что вам не нравится делать, отфильтруйте буферные задачи. Вставьте свои буферные задачи в табличку (оставьте e-mail и она придет вам на почту).
D) Посчитайте кол-во ваших часов, задействованных в выполнении буферных задач.
Подумайте, какие буферные задачи можно делегировать ассистенту, а какие перекинуть на новую штатную единицу. Если у вас в табличке набирается более 20 часов в неделю на выполнение задач одинаковой категории, то пора нанимать на полставки специалиста, который выполняет эти задачи лучше вас.
Если же не набирается 20 часов по одной категории, а задачи в этой категории не требует узких знаний, то их смело можно поручить Ассистенту.
Также Ассистент может быть с уклоном в какую-то специализацию. Например, бизнес-ассистент с навыками в SMM или со знанием бухгалтерии.
Из профиля должности возьмите обязанности, требования, добавьте условия работы. После того как напишите и отредактируете вакансию, разместите ее на самом популярном джоб-сайте. В МСК и СПб для поиска ассистентов это hh.
Отсейте неподходящих кандидатов и составьте long-лист с теми, с кем хотите пообщаться по телефону. Продумайте стратегию общения, индивидуализируйте заранее вопросы, чтобы они были обращены к конкретному кандидату, подготовьте их для телефонного интервью заранее.
Пообщаться по телефону с понравившимся кандидатами и ответить на все их вопросы, чтобы каждый кандидат точно понимал в какую кампани и к какому боссу он идет работать.
После проведения телефонного интервью составьте short-list с интересными кандидатами, которых хотите посмотреть на видео или живом интервью.
Пробеседовать кандидатов, которые более всего понравились вам. Чек-лист с вопросами для собеседования бизнес-ассистента вы можете скачать бесплатно ниже.
О том, как проверить компетенции, можно почитать здесь.
Пригласите двух или трех финалистов выполнить тестовое задание, это должна быть реальная бизнес-задача из того списка, что у вас уже есть. Оплатите эту задачу из расчета ожидаемая заработная плата на кол-во часов на выполнение этой задачи (рекомендую не ставить задачу, на выполнение которой может уйти больше шести часов).
Для тестового задания важно, чтобы кандидат сам назвал сроки выполнения — так вы посмотрите на его ответственность. Оплатите тестовое задание всем кандидатам, что его выполнили в срок.
Обратите внимание, с кем более всего было комфортно взаимодействовать на передаче и приеме задачи.
Примите решение, предложите условия в оффере, дождитесь согласия, договоритесь о дате и времени выхода, форме оплаты.
Расширяйте круг обязанностей, давайте больше ответсвенности, ставьте задачи команде и подрядчикам через помощника. Давайте необходимые знания, помогайте, спрашивайте справедливо. Удовлетворяйте финансовые потребности, наймите в штат, оплачивайте отпуска.
Это взаимный обмен. И чем больше вы вкладываете своих ресурсов в этот обмен, тем быстрее ассистент будет расти и может стать как операционным директором, так и вашим партнером.